Справочник специалиста по охране труда

5 задач автоматизации учета специальной одежды

1128
Ежегодно Министерство труда и социальной защиты РФ проводит около 136 тысяч проверок на предмет соблюдения работодателями правил техники безопасности. В результате на каждом третьем предприятии выявляются нарушения обеспечения работников средствами индивидуальной и коллективной защиты. На каждом третьем предприятии! А это – штрафы, а это – прямые убытки. Причем подчас весьма внушительные.

Почему при всем желании предприятиям не удается выполнить все требования по обеспечению средствами индивидуальной защиты? Как правило, нарушения законодательства оказываются непреднамеренными: слишком много факторов необходимо учесть, слишком большие объемы информации обработать. Слишком легко ошибиться. Выход – в автоматизации процессов учета и принятия решений.

В современном мире эффективное управление ресурсами предприятия достигается, в том числе, за счет умелого применения информационных технологий. Не стоит однако путать программы регламентированного бухгалтерского учета и системы управления. Бухгалтерские и кадровые программы в большинстве случаев не ведут планирования и не умеют следить за обеспеченностью СИЗ после выдачи со склада. Их цель – расчет финансового результата и налогов. Цель программ комплексной автоматизации системы управления охраной труда несколько шире – обеспечить исполнение условий безопасного труда. Такие системы позволяют избежать и нарушений, приводящих к штрафным санкциям, и четко, с точностью до штуки и дня, обеспечить выполнение процесса планирования и выдачи спецодежды.

Чтобы своевременно выдать необходимые СИЗ и спецодежду, надо заблаговременно спланировать закупку, а порой и изготовление фирменной одежды. Предприятие живет и меняется, изменяется штатная численность персонала, применяемые в производстве технологии и материалы. Меняются и сами люди: один прибавляет в весе, другой, напротив, садится на диету, и та одежда, что была ему впору еще несколько месяцев назад, сегодня уже не годится.

Одежда должна быть подбираться с учетом текущих ортометрических размеров работников. А потому закупать раз в квартал или в полгода один и тот же объём не получится. Да и поставщики не стоят на месте, постоянно предлагают новые модели, новые материалы, и что важно, новые цены. Автоматизированная система должна учитывать все возможные условия для выбора оптимального количества и выгодного поставщика.

В первом приближении кажется все просто. Есть приказ Министерства труда от 01.06.2009 №290 утверждающий межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, есть типовые отраслевые нормы - ТОН Приказ от 09.12.2014 № 997Н и соответственно на основании этого утверждаются локальные нормы предприятия для обеспечения спецодеждой и СИЗ. Требования фиксируются в каточке выдачи спецодежды и СИЗ, которую ведет кладовщик, и расписывается в получении работник. На практике оказывается, что помимо нормативных ТОН необходимо учесть, что могут быть проведены замены СИЗ по согласованию с профсоюзом, могут быть дополнительные ТОН, не предусмотренные нормами законодательства, но выдаваемые за счет прибыли предприятия спецодежда и СИЗ. Это все необходимо разделять: что за счет прибыли, а что нет, иначе будут нарушены требования налогового кодекса.

Подробно рассмотрим, как эти задачи позволяет решить современная компьютерная программа.

Задача 1: Поразмерный учет номенклатуры.

Программа поможет вести все размеры работников. И не просто вести, но и выявлять ошибки, если размер не установлен или корректировать их, если работник вдруг потолстел или похудел.  Вести размеры номенклатуры на складе не трудно, но и тут несколько вариантов решений. Каждый вид спецодежды имеет свой размерный ряд. Можно вести размеры в строке с наименованием, и это позволит для каждой куртки или халата указать все возможные размеры. Только вот работать с таким набором будет неудобно. Необходимо автоматически сопоставлять размеры одежды с размерами работников.  Для решения этой задачи в программе должно быть предусмотрено ведение свойств номенклатуры по размерам, росту и полу в зависимости от одежды. Поразмерный учет позволяет избежать ситуации, когда при наличии запасов спецодежды вдруг не оказывается нужной номенклатуры нужного размера. 5 задач автоматизации учета специальной одежды

Задача 2: Учет норм выдачи.

Нормы выдачи спецодежды составляются на основе Типовых отраслевых норм. Приказ от 9 декабря 2014 г. N 997н «Об утверждении типовых норм бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных Профессий и должностей всех видов экономической деятельности» уже есть в программе.  Всего сейчас насчитывается более 66 приказов и постановлений, утверждающих отраслевые нормы, эти нормы можно скачать и загрузить в программу для составления локальных норм.

Локальные нормы устанавливаются с указанием периодичности выдачи, профессии, подразделения, рабочего места, с учетом проведенной специальной оценки условий труда.  Учитывают или индивидуальные нормы, или нормы на дежурную спецодежду. В нормах разделяется выдача по требованиям законодательства за счет затрат и сверх установленных норм для выдачи за счет прибыли. Программа автоматически ежедневно обменивается информацией с программами кадрового учета и бухгалтерского учета, загружая сведения о ротации персонала и движении материальных ценностей на складах.  Ведение норм выдачи в программе позволяет быстро определить потребности в специальной одежде с учетом изменений штатного расписания и расстановки персонала. Ни один работник не останется без положенной ему специальной одежды и средств индивидуальной защиты. 

Задача 3: Планирование потребности.

5 задач автоматизации учета специальной одеждыПрограмма позволяет сопоставить номенклатуру по нормам с номенклатурой поставщиков. При наличии предложений от разных поставщиков можно учитывать аналогичность спецодежды и сохранять цены из поступлений или предложений. В процессе расчета заказа для поставщика программа учтет наличие спецодежды на складе, вычислит, когда заканчивается срок эксплуатации спецодежды и определит необходимый объем закупки и даже поставщика с оптимальными ценами.  Эта задача позволяет избегать неоправданных затрат на приобретение спецодежды и неликвидов на складах.

Задача 4: Учет на складе.

Складской учет специальной одежды ведется в бухгалтерской программе, однако для целей обеспечения работников подразделений важно разделять оперативный и бухгалтерский учет. Если для бухгалтерского учета достаточно количественно ценового учёта единиц продукции, то в оперативном учете требуется учитывать множество других параметров: размеры одежды, процент износа, дата и номер сертификата соответствия, для кого была приобретена спецодежда и чем может быть заменена. Такой учет позволит повысить управляемость запасами спецодежды, уменьшить «раздутые» складские резервы.

Задача 5: Учет в эксплуатации

При выдаче спецодежды работник расписывается в требовании – накладной, ведомости и личной карточке учета СИЗ. Приказом Минтруда России от 12.01.2015 N 2н внесены изменения в межотраслевые правила обеспечения СИЗ, и теперь карточки можно вести в электронном виде. Это изменение наряду с автоматизацией существенно снижает трудоемкость учета выданной спецодежды. В программе важно учитывать не только выданную специальную одежу, но и её возврат. Если работник увольняется или переходит на другую работу, то должен вернуть спецодежду. Это позволяет не только использовать данную спецодежду после проведения ремонта и стирки повторно, для сезонных или временных работников, но и вернуть стоимость спецодежды, которая не сдана на склад. Особо стоит отметить возможность продления срока носки одежды в эксплуатации. Бывает, что спецодежда дорогая и не используется интенсивно тогда при проведении экспертизы можно продлить срок носки. Это предусмотрено п. 22 Межотраслевых правил по Приказу № 290. Благодаря этому получится дополнительно сэкономить на обеспечении СИЗ работников и упростить процессы выдачи и возврата. А главное избежать штрафных санкций при проверках.

5 задач автоматизации учета специальной одеждыРынок специальной одежды сложился давно и, по мнению экспертов, продолжает расти в 2016 году.  Специалисты DISCOVERY Research Group утверждают, что объемы продаж превышают 1 миллиард долларов. Недостатка в качественной, удобной эстетичной спецодежде нет. Любая специлаизрованная выставка подтверждает это.  Остается дело за малым. Нужно построить учет и автоматизировать систему планирования и закупки спецодежды на вашем предприятии. Учитывать в реальном режиме времени обеспеченность работников средствами индивидуальной защиты.

Требования законодательства к обеспечению работников специальной одеждой являются, пожалуй, самыми значительными по стоимости для работодателя. На производственных предприятиях, нефтедобычи, нефтепереработки, энергетике, строительстве, транспорте стоимость комплектов обеспечения спецодеждой достаточно велика и может достигать 20 тысяч рублей и более на одного работника.

Дмитрий Геннадьевич Просвирнин
Директор ООО "Информ Центр"
разработчик программного комплекса "Охрана труда"



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.


Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

После регистрации у Вас будет ПОЛНЫЙ доступ ко всем материалам сайта trudohrana.ru.

Это бесплатно и займёт всего одну минуту!

Ещё Вы получите в ПОДАРОК инструкции по охране труда с учетом новых правил


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
×
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать документы с сайта. Регистрация бесплатна и займет всего 57 секунд. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!